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Comment organiser son AG dans le contexte actuel ?

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Vie associative

De nombreuses associations vont devoir reporter leur assemblée générale après la période de reconfinement qui s'étend pour le moment entre le 30 octobre et le 1er décembre 2020 à minima.

L'ordonnance du 25 mars 2020 avaiet apporté des modifications qui concernent notamment l'AG et les réunions de l'instance dirigeante de l'association (CA, bureau...).
Le décret 2020-925 du 29 juillet 2020 proroge l’ordonnance 2020-321 qui permet la convocation de l'Assemblée générale ordinaire annuelle jusqu’au 30 novembre 2020.

  • Les responsables associatifs peuvent décaler leur AG jusqu'au 30 novembre 2020 (pour un exercice comptable sur l'année civile) et modifier les modalités de réunion des instances associatives.
    Pour les associations qui ont un exercice comptable sur l'année scolaire (1er septembre - 31 août), les responsables associatifs doivent respecter le délai des 6 mois réglementaires (soit jusque fin février 2021).
  • Il est possible d'organiser votre AG par visioconférence ou audioconférence même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou l’interdisent.
    Ces moyens de télécommunication doivent permettre l'identification des participants et garantir leur participation effective.
    La tenue d'une AG par échanges de mails n'est pas possible car jugée trop insuffisante en termes d'accès à l'information.
     

Consultez le webinaire du 9 juin sur la tenue des instances de gouvernance à distance : http://pays-de-la-loire.drdjscs.gouv.fr/sites/pays-de-la-loire.drdjscs.gouv.fr/IMG/pdf/2020.06.09_webinaire_covid19_instances_gouvernance_distance_v3.pdf

  • Les moyens de communication à distance doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
    La mesure s’applique à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels.
    Les associations ne pourront donc pas faire d’assemblée générale par une simple consultation écrite des membres.
    Dans tous les cas, il faudra s’assurer que les règles de quorum soient respectées, même si l’AG se déroule à distance.
    Une attention particulière doit être donnée pour que les participants disposent d’un accès facilité au numérique et aient une information suffisante (mise à disposition des documents soumis à leur approbation) dans un délai raisonnable.
  • Les solutions sont variables selon la taille des associations et le nombre de personnes à réunir.
    Par exemple pour une petite réunion, l'outil gratuit, KAWAA Live peut correspondre car il est limité à 8 personnes.
    Il existe également les outils Framatalk / Jitsi (logiciel libre), zoom, Teams...
    Pour une association plus importante, les outils GoToMeeting ou easyQuorum sont plus adaptés et permettent de réunir jusqu’à 250 participants.
  • Pour les votes électronique ou par correspondance :
    Le vote à mains levées à distance peut très bien suffire pour les petites associations pour valider les différents rapports moraux, d'activité et financier.
    Pour des plus grosses associations, le vote à distance nécessite de lever des difficultés techniques (gestion et sécurisation des multiconnexions, identification des participants, confidentialité des délibérations...).
    Possibilité de créer des sondages (via ZOOM, QuizzYourself, Survey Monkey...) ou délibérer en ligne via des logiciels qui permettent de comptabiliser les voix  de type Framavox (logiciel libre et gratuit), Limesurvey (logiciel de sondages) ou Kahoot !, (application qui peut être adaptée pour le vote de résolutions d’AG). Nous vous invitons particulièrement à visiter la plateforme en ligne Belenios qui est libre et gratuite et qui offre la possibilité d'organiser une élection en ligne en suivant une fiche conseil très simple.. Il existe également d'autres outils spécialisés et plus onéreux pour les associations de taille importante (alphavote, neovote, gs-vote.fr, peoplevox, slibvote, gedivote.fr..).

https://www.associationmodeemploi.fr/article/organiser-un-ca-ou-une-ag-par-voie-electronique.70911

Infographie réalisée par la DRDJSCS

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